مهام السكرتارية

1. معالجة البريد وتتمثل هذه المعالجة بالأمور الآتية:
2. استلام البريد اليومي
3. عرض البريد على رئيس القسم
4. توجيه البريد وفقاً للإختصاص
5. تصوير البريد القادم بحسب الأهمية
6. توزيع البريد على الأقسام المتخصصة
7. حفظ البريد المُوجه من أجل الحفظ
8. تسجيل البريد الصادر
9. حفظ صورة عن البريد الصادر
10. إرسال البريد الصادر
11. معالجة الاتصالات الهاتفية
12. معالجة الاتصالات الهاتفية
13. إعداد دليل مُختص بالهواتف والعناوين
14. استقبال المكالمات الهاتفية القادمة
15. معرفة المتصل، والهدف من اتصاله
16. تدوين المكالمات الهاتفية والغرض منها
– إعداد المراسلات
17. تحرير المادة المكتوبة
18. طبع المادة المُحررة
19. إجراء تصدير للمراسلات الصادرة
20. تصوير المستندات والأوراق المطلوبة
21. تصميم النماذج المطلوبة من أجل العمل
– تنظيم الاجتماعات
22. حجز القاعات من أجل الاجتماعات
23. توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماع
24. تجهيز قاعة الاجتماع
25. استقبال المُشاركين في الاجتماع
26. تدوين الملاحظات في الاجتماع
27. توزيع أوراق الاجتماع
– تنظيم مواعد رئيس القسم
28. تسجيل بيانات الزوار
29. عرض الأجندة على رئيس القسم
30. تجهيز البيانات لرئيس القسم
– تنظيم محفوظات الإدارة
31. تجهيز المكان المُناسب من أجل الاحتفاظ بالبيانات
32. تصنيف المحفوظات
33. ترميز المحفوظات
34. فهرسة المحفوظات
35. إتلاف المحفوظات غير المُستخدمة
36. جلب الملفات عند طلبها
– متابعة أعمال القسم
37. تحديد الموضوعات التي تحتاج إلى مُتابعة
38. الاطلاع على ملف المتابعة بشكل يومي
39. اتخاذ الإجراءات المُلائمة من أجل متابعة الموضوع
40. حفظ الموضوع بعد الانتهاء منه في ملفه الخاص
– استخدام تطبيقات الحاسب الآلي
41. مُعالجة النصوص والبيانات من خلال استعمال برنامج Word
42. تصميم عرض الشرائح من خلال استعمال برنامج power point
43. إنشاء الجداول باستعمال برنامج Excel
44. مُتابعة كل جديد من برامج الحاسب الآلي
45. إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في القسم
46. إعداد الخطابات المرتبطة بطلبات مُوظفي القسم
47. تنسيق إجازات المنتسبين
48. رفع التقارير المتعلقة بحضور، وانصراف المنتسبين للقسم المختص