مهام السكرتارية

– معالجة البريد وتتمثل هذه المعالجة بالأمور الآتية:

  • استلام البريد اليومي.
  • عرض البريد على رئيس القسم.
  • توجيه البريد وفقاً للإختصاص.
  • تصوير البريد القادم بحسب الأهمية.
  • توزيع البريد على الأقسام المتخصصة.
  • حفظ البريد المُوجه من أجل الحفظ.
  • تسجيل البريد الصادر.
  • حفظ صورة عن البريد الصادر.
  • إرسال البريد الصادر.

معالجة الاتصالات الهاتفية

  • معالجة الاتصالات الهاتفية.
  • إعداد دليل مُختص بالهواتف والعناوين.
  • استقبال المكالمات الهاتفية القادمة.
  • معرفة المتصل، والهدف من اتصاله.
  • تدوين المكالمات الهاتفية والغرض منها.
– إعداد المراسلات
  • تحرير المادة المكتوبة.
  • طبع المادة المُحررة.
  • إجراء تصدير للمراسلات الصادرة.
  • تصوير المستندات والأوراق المطلوبة.
  • تصميم النماذج المطلوبة من أجل العمل.
– تنظيم الاجتماعات
  • حجز القاعات من أجل الاجتماعات.
  • توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماع.
  • تجهيز قاعة الاجتماع.
  • استقبال المُشاركين في الاجتماع.
  • تدوين الملاحظات في الاجتماع.
  • توزيع أوراق الاجتماع.
– تنظيم مواعد رئيس القسم
  • تسجيل بيانات الزوار.
  • عرض الأجندة على رئيس القسم.
  • تجهيز البيانات لرئيس القسم.
– تنظيم محفوظات الإدارة
  • تجهيز المكان المُناسب من أجل الاحتفاظ بالبيانات.
  • تصنيف المحفوظات.
  • ترميز المحفوظات.
  • فهرسة المحفوظات.
  • إتلاف المحفوظات غير المُستخدمة.
  • جلب الملفات عند طلبها.
– متابعة أعمال القسم
  • تحديد الموضوعات التي تحتاج إلى مُتابعة.
  • الاطلاع على ملف المتابعة بشكل يومي.
  • اتخاذ الإجراءات المُلائمة من أجل متابعة الموضوع.
  • حفظ الموضوع بعد الانتهاء منه في ملفه الخاص.
– استخدام تطبيقات الحاسب الآلي
  • مُعالجة النصوص والبيانات من خلال استعمال برنامج Word.
  • تصميم عرض الشرائح من خلال استعمال برنامج power point.
  • إنشاء الجداول باستعمال برنامج Excel.
  • مُتابعة كل جديد من برامج الحاسب الآلي.
  • إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في القسم.
  • إعداد الخطابات المرتبطة بطلبات مُوظفي القسم.
  • تنسيق إجازات المنتسبين.
  • رفع التقارير المتعلقة بحضور، وانصراف المنتسبين للقسم المختص.