مهام السكرتارية
– معالجة البريد وتتمثل هذه المعالجة بالأمور الآتية:
- استلام البريد اليومي
- عرض البريد على رئيس القسم
- توجيه البريد وفقاً للإختصاص
- تصوير البريد القادم بحسب الأهمية
- توزيع البريد على الأقسام المتخصصة
- حفظ البريد المُوجه من أجل الحفظ
- تسجيل البريد الصادر
- حفظ صورة عن البريد الصادر
- إرسال البريد الصادر
معالجة الاتصالات الهاتفية
- معالجة الاتصالات الهاتفية
- إعداد دليل مُختص بالهواتف والعناوين
- استقبال المكالمات الهاتفية القادمة
- معرفة المتصل، والهدف من اتصاله
- تدوين المكالمات الهاتفية والغرض منها
– إعداد المراسلات
- تحرير المادة المكتوبة
- طبع المادة المُحررة
- إجراء تصدير للمراسلات الصادرة
- تصوير المستندات والأوراق المطلوبة
- تصميم النماذج المطلوبة من أجل العمل
– تنظيم الاجتماعات
- حجز القاعات من أجل الاجتماعات
- توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماع
- تجهيز قاعة الاجتماع
- استقبال المُشاركين في الاجتماع
- تدوين الملاحظات في الاجتماع
- توزيع أوراق الاجتماع
– تنظيم مواعد رئيس القسم
- تسجيل بيانات الزوار
- عرض الأجندة على رئيس القسم
- تجهيز البيانات لرئيس القسم
– تنظيم محفوظات الإدارة
- تجهيز المكان المُناسب من أجل الاحتفاظ بالبيانات
- تصنيف المحفوظات
- ترميز المحفوظات
- فهرسة المحفوظات
- إتلاف المحفوظات غير المُستخدمة
- جلب الملفات عند طلبها
– متابعة أعمال القسم
- تحديد الموضوعات التي تحتاج إلى مُتابعة
- الاطلاع على ملف المتابعة بشكل يومي
- اتخاذ الإجراءات المُلائمة من أجل متابعة الموضوع
- حفظ الموضوع بعد الانتهاء منه في ملفه الخاص
– استخدام تطبيقات الحاسب الآلي
- مُعالجة النصوص والبيانات من خلال استعمال برنامج Word
- تصميم عرض الشرائح من خلال استعمال برنامج power point
- إنشاء الجداول باستعمال برنامج Excel
- مُتابعة كل جديد من برامج الحاسب الآلي
- إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في القسم
- إعداد الخطابات المرتبطة بطلبات مُوظفي القسم
- تنسيق إجازات المنتسبين
- رفع التقارير المتعلقة بحضور، وانصراف المنتسبين للقسم المختص