مهام السكرتارية

مهام السكرتارية

– معالجة البريد وتتمثل هذه المعالجة بالأمور الآتية:
  • استلام البريد اليومي
  • عرض البريد على رئيس القسم
  • توجيه البريد وفقاً للإختصاص
  • تصوير البريد القادم بحسب الأهمية
  • توزيع البريد على الأقسام المتخصصة
  • حفظ البريد المُوجه من أجل الحفظ
  • تسجيل البريد الصادر
  • حفظ صورة عن البريد الصادر
  • إرسال البريد الصادر

معالجة الاتصالات الهاتفية

  • معالجة الاتصالات الهاتفية
  • إعداد دليل مُختص بالهواتف والعناوين
  • استقبال المكالمات الهاتفية القادمة
  • معرفة المتصل، والهدف من اتصاله
  • تدوين المكالمات الهاتفية والغرض منها
– إعداد المراسلات
  • تحرير المادة المكتوبة
  • طبع المادة المُحررة
  • إجراء تصدير للمراسلات الصادرة
  • تصوير المستندات والأوراق المطلوبة
  • تصميم النماذج المطلوبة من أجل العمل
– تنظيم الاجتماعات
  • حجز القاعات من أجل الاجتماعات
  • توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماع
  • تجهيز قاعة الاجتماع
  • استقبال المُشاركين في الاجتماع
  • تدوين الملاحظات في الاجتماع
  • توزيع أوراق الاجتماع
– تنظيم مواعد رئيس القسم
  • تسجيل بيانات الزوار
  • عرض الأجندة على رئيس القسم
  • تجهيز البيانات لرئيس القسم
– تنظيم محفوظات الإدارة
  • تجهيز المكان المُناسب من أجل الاحتفاظ بالبيانات
  • تصنيف المحفوظات
  • ترميز المحفوظات
  • فهرسة المحفوظات
  • إتلاف المحفوظات غير المُستخدمة
  • جلب الملفات عند طلبها
– متابعة أعمال القسم
  • تحديد الموضوعات التي تحتاج إلى مُتابعة
  • الاطلاع على ملف المتابعة بشكل يومي
  • اتخاذ الإجراءات المُلائمة من أجل متابعة الموضوع
  • حفظ الموضوع بعد الانتهاء منه في ملفه الخاص
– استخدام تطبيقات الحاسب الآلي
  • مُعالجة النصوص والبيانات من خلال استعمال برنامج Word
  • تصميم عرض الشرائح من خلال استعمال برنامج power point
  • إنشاء الجداول باستعمال برنامج Excel
  • مُتابعة كل جديد من برامج الحاسب الآلي
  • إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في القسم
  • إعداد الخطابات المرتبطة بطلبات مُوظفي القسم
  • تنسيق إجازات المنتسبين
  • رفع التقارير المتعلقة بحضور، وانصراف المنتسبين للقسم المختص